L活 | LibreOffice活用サイト〜電話応対(ビジネス)〜

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I'm sorry, he is on another line now.、電話中です、I'm sorry, he is on a business trip now.、出張中です、I'm sorry, he has a visitor now.、来客中です、I'm sorry, he is in a meeting now.、会議中です、I'm sorry, he is gone home for the day.、帰宅しました、I'm sorry, he is not at his desk now.、離席中です

テレフォン英会話一覧

もしもし、Hello、Good morning、Good afternoon、どちら様ですか?、Who's calling, please?、May I have your name, please?、御社名もいただけますか?、Can I have your company name, please?

電話の受け方

基本フレーズ集、電話を取って、あいさつ、聞き取りにくいとき、聞き取れなかったとき、待たせる場合、かけ直すとき、電話番号を尋ねる、他の人に代わるとき

電話受付手順

電話を取る、電話取次ぎメモに記入する、担当者に取り次ぐ、不在の場合は、お客様に選択権を与える、その後、お客様意向を電話取次ぎメモに記入し、担当者に渡す

電話応対チェックシート

実施日、電話応対者名、評価者名、チェック項目、最初の印象、基本応対スキル、最後の印象、その他、気づき・感想、評価

広報体制・取材対応マニュアル

事業体、事業領域の大小にかかわらず、広報体制の確立と取材対応マニュアルを準備する、項目、広報窓口の一本化、トップが対応、発表資料の統一と管理、両者の立場を尊重する、媒体を公平に扱う、緊急事態発生時の対応

応募電話応対例(担当者が社内にいる場合)

A:はい、○○会社でございます。B:○○をみて電話をしてるんですけど。B:○○さんは(掲載されている担当者)、いらっしゃいますか。B:応募したいのですが・・・B:勤務地の件ですが・・・(突然質問を始める場合)A:お電話ありがとうございます。担当の○○です。それでは、お名前を教えて下さい。B:○○です。A:一度会社にいらして頂きたいのですが・・・。B:わかりました。是非お話を伺いたいのですが・・・。いつ行けばよいでしょうか?A:では、明日はいかがですか?B:明日であれば午後 5 時に訪問できると思います。A:それでは、履歴書及び、職務経歴書を持って明日午後 5 時にいらして下さい。場所は○○線の○○駅から徒歩○分です。では、お待ちしています。B:それでは失礼いたします。・交通費支給の有無・送り迎えの有無

応募電話応対例(担当者が不在の場合)

A:はい、○○会社でございます。B:○○さんは(掲載されている担当者)、いらっしゃいますか。A:ただ今外出しておりますので、代わりに私が承りますが、どのようなご用件ですか。B:○○を見て・・・、求人の件でお電話しているのですが・・・。A:お電話ありがとうございます。では、○○から折り返し電話させますので、電話番号が聞けない場合は、お名前と連絡先をお願いします。改めて電話をかけなおしてもう。A:お電話ありがとうございます。是非一度会社にいらして下さい。○月○日○時はいかがでしょうか。A:それでは、履歴書及び、職務経歴書を持って○月○日○時にいらして下さい。場所は○○線の○○駅から徒歩○分です。では、お待ちしています。B:それでは失礼いたします。

応募電話応対例(問い合わせのみの場合)

A:はい、○○会社でございます。B:○○を見て電話しているのですが・・・。A:お電話ありがとうございます。それではまず、お名前と・・・。B:いえ、質問したいだけなのですが・・・。A:はい、わかりました。B:(質問)A:(答え)一度会社を見にいらっしゃいませんか?B:いえ、もう少し、じっくり考えたいと思いますので・・・。A:そうですか。では、私、○○と申しますが、またのお電話お待ちしております。

電話応対スキルチェック自己評価シート

評価基準、氏名、自己評価点、技能、内容、1 受け方、2 基本スキル、3 応対能力、4 業務知識能力、5 手続処理能力、6 営業開拓能力、7 顧客満足、評価

ロールプレイング実習

加藤課長へ日本一工業の佐々木様より入電。取り次いで欲しいとのこと。かける側、ダイヤルする、受ける側、(ベルが鳴る)、1お電話ありがとうございます。(会社名)、担当(担当名)でございます。2おはようございます。日本一工業の佐々木と申します。3日本一工業の佐々木様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております。4こちらこそ、お世話になっております。恐れ入りますが、加藤様はいらっしゃいますでしょうか?5加藤でございますね。只今お取り次ぎ致しますので、少々お待ち頂けますでしょうか?(保留)

ロールプレイング実習　２

間違い電話の入電、かける側、受ける側、ダイヤルする、①お電話ありがとうございます。(会社名)、担当(担当名)でございます。(会社名)、(担当名)、②そちらは、日本産業様ではございませんか?、③いいえ。こちらは(会社名)でございます。失礼ですが、何番にお掛けでしょう、か?、④03-1111-1111ではございませんか?、⑤お掛け間違いのようでございますね。⑥さようでございますか。大変失礼致しました。⑦それでは失礼致します。(電話を切る)

ロールプレイング実習　３

日本産業の佐藤様より、鈴木部長宛に入電。鈴木は外出中で16時に戻る予定。先方より折り返し連絡するとの事。かける側、受ける側、ダイヤルする、①お電話ありがとうございます。(会社名)、担当(担当名)でございます。(会社名)、(担当名)、②私、日本産業の佐藤と申します。③日本産業の佐藤様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております。④こちらこそお世話になっております。恐れ入りますが、鈴木様はいらっしゃいますでしょうか?、⑤申し訳ございません。鈴木は只今外出しております。16時に戻る予定となっており、ますが、いかがなさいますか?、⑥それでは、また私からご連絡させていただきます。⑦さようでございますか。恐れ入ります。念の為、ご連絡先を伺ってもよろしいでしょうか?、⑧はい。では申し上げます。でございます。⑨ありがとうございます。では、確認させていただきます。番、日本産業の佐藤様でよろしいでしょうか?、⑩はい。お間違えございません。⑪では、鈴木が戻りましたら、お電話をいただいた旨申し伝えます。本日は私、(所属名)の(担当名)が承りました。失礼致します。⑫失礼致します。

ロールプレイング実習　４

日本産業の佐藤様より、鈴木部長宛に入電。鈴木は外出中で16時に戻る予定。戻られたら電話を頂きたいとの事。かける側、受ける側、ダイヤルする、①お電話ありがとうございます。(会社名)、担当(担当名)でございます。(会社名)、(担当名)、②私、日本産業の佐藤と申します。③日本産業の佐藤様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております。④こちらこそお世話になっております。恐れ入りますが、鈴木様はいらっしゃいますでしょうか?、⑤申し訳ございません。鈴木は只今外出しております。16時に戻る予定となっておりますが、いかがなさいますか?、⑥それではお手数ですが、お戻りになりましたらお電話いただけるようお伝えいただけますでしょうか?、⑦かしこまりました。恐れ入りますが、ご連絡先をお願い致します。⑧はい。では申し上げます。⑨ありがとうございます。では、確認させていただきます。番、日本産業の佐藤様でよろしいでしょうか?、⑩はい。お間違えございません。⑪では、鈴木が戻り次第、お電話を差し上げるよう申し伝えます。本日は私、(部署名)総務課の(担当名)が承りました。失礼致します。⑫失礼致します。

ロールプレイング実習　５

日本産業の佐藤様より、鈴木部長宛に入電。鈴木は外出中。明日の会議時間14:00からが、16:00に変更になった旨、ご伝言頂きたいとの事。かける側、受ける側、ダイヤルする、①お電話ありがとうございます。(会社名)、担当(担当名)でございます。(会社名)、(担当名)、②私、日本産業の佐藤と申します。③日本産業の佐藤様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております。④こちらこそお世話になっております。恐れ入りますが、鈴木様はいらっしゃいますでしょうか?、⑤申し訳ございません。鈴木は只今外出しております。16 時に戻る予定となっておりますが、いかがなさいますか?、⑥それではお手数ですが、ご伝言をお願いできますでしょうか?、⑦かしこまりました。お願い致します。⑧はい。明日の14:00からの会議が16:00からに変更になりました。その旨お伝えいただけますでしょうか?、⑨かしこまりました。では、確認させていただきます。明日の会議が、14:00から16:00にご変更ということでよろしいでしょうか?、⑩はい。お間違えございません。⑪念の為、ご連絡先も伺ってよろしいでしょうか?、⑫はい。では申し上げます。⑬ありがとうございます。番、日本産業の佐藤様でよろしいでしょうか?、⑭さようでございます。⑮では、鈴木が戻りましたら申し伝えます。本日は私、(部署名)の(担当名)が承りました。失礼致します。⑯失礼致します。

電話応対マニュアル【電話の受け方】

名乗る・あいさつ、「はい、（部署名）（担当名）でございます。」（部署名）、（担当名）、呼び出し音は３コール以内で電話に出る。３コール以上の呼び出し音には「お待たせしました」と付け加える。相手を確認する、名乗った場合→「（相手）様ですね。いつもお世話になっております。」、名乗らない場合→「失礼ですが、どちらさまでしょうか。」、聞き取れなかった場合、→「大変申し訳ございませんが、もう一度お願いいたします。」、取り次ぐ、「ただ今おつなぎいたしますので、少々お待ちください。」、「○○はただ今席をはずしております。→戻り次第こちらからお電話いたしましょうか。」、→恐れ入りますが、ご連絡先をお願い致します。」、「私、（担当名）と申しますが、よろしければ代わってご用件をお伺いいたしましょうか。」、用件を聞く・確認をする、※伝言はメモを取って復唱し、必ず相手に自分の名前を伝える。（担当名）、しめくくり、「よろしくお願いいたします。」、「失礼いたします。」、「ありがとうございました。」、※相手が電話を切ってから受話器をおく。

電話応対マニュアル【電話のかけ方】

ダイヤルをする、※相手の電話番号を確認する。名乗る・あいさつ、「（社名）（所属）の（氏名）と申します。いつもお世話になっております。」、相手を確認(指名)する、「（相手）さんはご在宅でしょうか。」、「（所属名）の（相手）さんをお願いいたします。」、用件を要領よく話す、※相手の都合を確認してから話し始める。※用件は5W1Hでわかりやすく伝える。When いつ、Where どこで、Who だれが、What なにを、Why なぜ、How どのように、※あいまいな発音や専門用語は避け、簡潔に話す。用件が通じたか確認する、※要点を簡単に復唱する。しめくくり、「よろしくお願いいたします。」、「失礼いたします。」、「ありがとうございました。」

電話の応対について

呼び出し音が鳴ったらすぐ(3コール以内)に。所属、名前を名乗って。電話は姿勢を正して話して。明るくはっきりと受け答えして。取り次ぎは敏速に行って。メモは取って。すぐに回答できないときは、一度電話を切ってからかけ直して。伝言を依頼されたときは復唱して確認し、自分の名前を名乗って。電話をかけるときは、内容を整理してからかけて。電話をかけたときは相手の都合を確認してから話し始めて。否定的な言い方や、命令的な言い方。早口になって。専門用語や行政用語を使って。敬語を正しく使って。なれなれしい言い方。上司や同僚の呼び方は適切。相手が電話を切ってから受話器をおいて。私用電話を受けたときには、手短に済ませて。勤務中、携帯電話はマナーモードにして。